Proces, project of programma?

Je komt in het zakelijk verkeer nogal wat functiebenamingen tegen: projectcoördinator, projectleider, procesmanager, programmamanager. Maar deze begrippen worden te pas en te onpas en door elkaar heen gebruikt.

Functienamen

De rijksoverheid heeft sinds 2010 iets meer structuur aangebracht in functiebenamingen. Zie hiervoor het Functiegebouw Rijk (FGR). Het FGR kent de functiefamilie “project-/programmamanagement”. Deze wordt omschreven als: leiding geven aan een tijdelijk samenwerkingsverband van verschillende disciplines en verantwoordelijk voor de realisatie van project-/programma-opdrachten binnen vooraf aangegeven tijd, conform vooraf gestelde kwaliteitseisen en met gebruikmaking van beschikbaar gestelde middelen.
Deze omschrijving bevat een ruwe aanduiding en een mix van elementen van projecten en programma’s.
Binnen de functiefamilie “project-/programmamanagement” worden de volgende functiebenamingen gebruikt:
- voor projecten: projectleider, projectmanager en projectdirecteur
- voor programma’s: programmamanager en programmadirecteur

Maar wat zijn eigenlijk projecten en programma’s? 

Projecten en programma’s zijn fundamenteel verschillende begrippen en dienen in termen van aanpak en aansturing - om mislukking te voorkomen - ook fundamenteel anders aangepakt te worden. Het meeste werk van organisaties is niet ingericht als project of programma. Het meest voorkomende werk waarvoor werkorganisaties zijn ingericht - het bakken van brood, het geven van adviezen, het houden van toezicht, of het geven van onderwijs - zijn geen projecten of programma’s. Het zijn activiteiten die via reguliere bedrijfsprocessen zijn ingericht. Een bedrijfsproces is een ordening van het werk dat uitgevoerd dient te worden in een organisatie. Je kunt dus alles wat mensen in organisaties doen, rekenen tot de bedrijfsprocessen. Het bedrijfsproces kan worden gedefinieerd als: een ordening van activiteiten om een product of dienst te leveren die toegevoegde waarde biedt of een keten van activiteiten, gekoppeld en gestuurd door beslissingen. De meeste bedrijfsprocessen zijn routine of kunnen door een resultaat- of doelgerichte aanpak door de bestaande (lijn)organisatie worden aangepakt.

Er zijn 2 types die een bijzonder karakter kennen: projecten en programma’s. De bijzondere, specifieke, aanpak die nodig is voor de realisatie van een project of programma is veel te kostbaar voor de realisatie van reguliere bedrijfsprocessen die binnen efficiency van de gewone aansturing en ordening van de organisatie aangepakt kunnen worden.
Anderzijds is de aard of omvang van de opgave van een project of programma zodanig dat de bestaande (reguliere) bedrijfsprocessen ongeschikt zijn om deze te realiseren, en is het belang ervan te groot om niet op realisatie ervan te sturen.

Een project of programma is gericht op het realiseren van een unieke opgave waarvan het belang voor de betrokken organisaties/partijen zo hoog is dat het realisatieproces afzonderlijk van de normale werkverbanden moet worden ingericht.
Een project of programma onderscheidt zich door zijn eenmalige, unieke, karakter van een regulier bedrijfsproces. Een project of programma kan om die reden ook nooit binnen de scope van de kleinste formele geleide eenheid (afdeling) van een bestaande werkorganisatie passen.
Voor een project of programma moet ook altijd een apart werkverband worden georganiseerd. Daarvoor zijn ruwweg 2 manieren:
(1) een model dat verschillende afdelingen/werkverbanden doorsnijdt (matrix-model):

of
(2) een model waarbij een zelfstandige, tijdelijke, organisatie wordt ingericht.