Wat is een "project"?

In het begin van mijn loopbaan had ik de functie van projectcoördinator. En omdat het om projecten ging, werd ik door mijn werkgever naar een intensieve training "projectmatig werken" (PMW) van Twijnstra Gudde gestuurd. Dat was zo'n dertig jaar geleden. Ik heb daar veel van geleerd; kennis die nog steeds van nut is.

En inmiddels bestaan er voor het leiden van projecten in Nederland redelijk doordachte kaders, methodieken en instrumenten. Er zijn boekenkasten over vol geschreven. Zie Twijnstra Gudde heeft de verschillende methodes vergeleken en heeft in onderstaand overzicht de verschillen in beeld gebracht.

Voordat je in de verschillende methodes en bijbehorende formats duikt, is het van - essentieel! - belang om je af te vragen of er wel sprake is van een project. Wat ik vaak, ja echt heel vaak, tegenkom is dat relatief overzichtelijke opgaven, die prima door de lijn kunnen worden aangepakt, worden opgezet als project en daarmee de organisatie onnodig veel capaciteit kosten: niet efficiënt. Of dat een opgave waarvan het resultaat niet vooraf kan worden beschreven, als project (in plaats van een programma) wordt aangepakt, met een voorspelbare mislukking als resultaat. Om die reden is het essentieel om vast te stellen of de organisatie staat voor een opgave die als project kan (en moet) worden aangepakt, of niet. Onderstaande beslisboom kan je daarbij - een beetje - helpen. Maar gelet op het belang ervan diep ik de definitie nog even wat uit.

Wat is een project?

Hieronder ga ik in in de onderscheidende kenmerken van een project. Voldoet de opgave waar je voor staat, niet aan alle kenmerken. Dat is het geen project en moet je het ook niet als project aanpakken.

Het project dient een concreet tevoren omschreven resultaat op tijd en binnen budget op te leveren. Dit betekent, dat het eindresultaat en bijbehorende afbakening en randvoorwaarden tevoren concreet kunnen (en moeten) worden omschreven.  Bij een project ligt de focus op het bereiken van het tevoren omschreven resultaat en gedurende de looptijd ligt de focus van de projectleider/manager/directeur op risicobeheersing en het management van kwaliteit en voortgang binnen de randvoorwaarden.